huishoudelijk reglement

AFSPRAKEN GEBRUIK INFRASTRUCTUUR DE PLOTER

Welkom in onze gebouwen. Voor een tof verloop, maken we graag even enkele afspraken.

  • Je mag gerust tafels en stoelen verplaatsen maar laat het lokaal achter zoals je het hebt aangetroffen.
  • Doof de lichten, sluit de ramen en draai de chauffages dicht bij het verlaten van het lokaal.
  • Heb je iets van materialen of lokalen beschadigd, verwittig dan gewoon het onthaal. Is het onthaal al dicht en is het niet dringend, dan doe je dit de eerste werkdag nadien bij het inleveren van de sleutel.
  • Bij dringende problemen buiten de openingsuren van het onthaal, kan je terecht bij het Plotercafé of bij de Academie. Slechts als je daar niemand kan bereiken bel je het nummer 0474 75 25 76.
  • Voor dranken kan je terecht in het Plotercafé. In heel het gebouw is het niet toegelaten zelf meegenomen drank te consumeren, ook geen (schuim)wijnen. Voor meer info kan je terecht aan het onthaal. Glazen en leeggoed breng je terug naar het Plotercafé.
  • Met uitzondering van het materiaal van de uitleendienst, verlaten er geen materialen van CC De Ploter (servies, tafels…) de site van CC De Ploter. Uitzonderingen hierop moeten vooraf aangevraagd worden.
  • Alle afval neem je terug mee. Ook bij evenementen als eetfestijnen kan geen papier, karton, pmd of restafval achtergelaten worden op onze site. Uitzondering hierop is frituurvet dat in de blauwe ton verzameld wordt.

Voor de Polyvalente zaal, Keuken en de Serre

  • Alle afval neem je terug mee. Ook bij evenementen als eetfestijnen kan geen papier, karton, pmd of restafval achtergelaten worden op onze site. Uitzondering hierop is frituurvet dat in de blauwe ton verzameld wordt. Het gebruik van de ondergrondse afvalcontainer (molok) van CC De Ploter is niet meer inbegrepen in de huur. Restafval kan gedeponeerd worden in de gemeentelijke ondergrondse afvalcontainer achter het centrum. Deze container werkt met munten en die je kan kopen aan het onthaal. Afvalzakken naast onze afvalcontainer zetten is sluikstorten.
  • Je kan enkel die ruimte gebruiken die bepaald is in de huurovereenkomst. (Bij de huur van de Poly kan bijvoorbeeld de Serre niet gebruikt worden als vestiaire, ook al staat deze leeg bij de start van uw vergadering of evenement. Er kunnen nog altijd andere evenementen ingepland zijn.) Er zal een extra huur aangerekend worden wanneer dit toch gebeurt en indien nodig zal gevraagd worden de desbetreffende zaal leeg te maken.
  • Na het evenement kuis je de gebruikte tafels met water en zet je ze opgeklapt en gestapeld op de daarvoor voorziene karren. Ook de stoelen worden op stapels van 8 op de daarvoor voorziene plaats teruggezet.
  • Affiches en alle andere decoratie mogen enkel op het bleke houtwerk en de bleke houten wand tijdelijk vastgemaakt worden. Voor slingers zijn er op de houten balk reeds nagels voorzien. Alle decoratie en de eigen bevestigingsmiddelen moeten allemaal weggenomen worden bij het verlaten van de zaal.
  • Bij de huur van de keuken wordt een inventaris opgemaakt voor en na gebruik. Wanneer hieruit een verschil blijkt in het aantal materialen, wordt dit verrekend via de factuur. Ook afspraken in verband met de staat van de keuken na gebruik (afwas, ingevette en met folie afgedekte bakplaat…) worden in deze inventaris opgenomen en bij onvolmaaktheid doorgerekend.
  • Wanneer de tapinstallatie gebruikt wordt, zet je na gebruik water op de tap.
  • Je haalt de sleutel vooraf op bij het onthaal en brengt deze terug de eerste werkdag na het evenement. De keuken moet echter al in oorspronkelijke en zindelijke staat zijn de eerste dag volgend op laatste dag van de huur om 7:00 in de ochtend. (bv bij een verhuur voor 1 dag voor een evenement startend op 1/03/20 moet de keuken in oorspronkelijke staat zijn op 2/03/20 om 7:00). Voor elke dag dat de keuken niet in oorspronkelijke staat is, wordt een extra dag huur aangerekend.

Alarmen

Onze gebouwen beschikken over een branddetectiesysteem en een inbraakalarm. Alle info hierover krijg je bij het ophalen van de sleutel.

 

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Art. 1
Elke gebruiker dient het huishoudelijk reglement na te leven. Voor wie dit niet doet kan de toegang tot de lokalen, tijdelijk of definitief verboden worden.
Art. 2
Elke gebruiker verbindt er zich toe te voldoen aan de voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake Sabam en de politiereglementen (sluitingsuren, leeftijdsgrenzen, geluidshinder). Bij gebruik van lokalen in het centrum of de polyvalente zaal in Wambeek voor niet-commerciële doeleinden wordt de billijke vergoeding gedragen door de
gemeente.
Art. 3
Alle moeilijkheden die zouden voorkomen en welke niet in dit reglement voorzien werden zullen door het AGB Ternat beslecht worden.
Art. 4
Het AGB Ternat sluit een verzekering af voor burgerlijke aansprakelijkheid met afstand van verhaal, een verzekering contractuele aansprakelijkheid ingebruikname evenals een uitgebreide brandverzekering. In geval van tussenkomst door de verzekering wordt de vrijstelling altijd gedragen door de huurder tenzij hij deze ten laste kan leggen van iemand anders buiten het AGB Ternat. De gebruikers staan zelf in voor bewaking van hun eigen materiaal en goederen.
Art. 5
Met betrekking tot de reservaties gelden volgende regels:
Verenigingen uit Ternat kunnen steeds een vraag tot reservatie doen, doch deze data worden pas definitief bevestigd op 1 maart voorafgaand aan het seizoen waarover het gaat; dit is het moment waarop de contracten worden opgemaakt. Tot dan behoudt CC De Ploter zich het recht voor de gevraagde datum te vervroegen of te verlaten.
Alle andere organisatoren kunnen een aanvraag doen tot reservatie vanaf 1 maart voorafgaand aan het desbetreffende seizoen.
Deze reservatie is onmiddellijk definitief. Zij kunnen maximum één weekend per voorstelling de schouwburg reserveren.
Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor bij misbruik van reservaties aanvragen te weigeren. Geen enkele vereniging of gebruiker kan bij het toekennen van lokalen aanspraak maken op een verworven recht.
Art. 6
Het AGB Ternat wijst elke verantwoordelijkheid af voor schade, ongevallen en diefstal, met welke oorzaak ook, overkomen aan mensen of voorwerpen, gebruikers of aange-stelden, toeschouwers, genodigden of om het even welke derde die zich in het centrum bevindt. Het AGB Ternat kan niet aansprakelijk gesteld worden voor materieel dat achtergelaten wordt door de gebruiker, niet voor
diefstal, noch voor beschadiging.
Art. 7
Alle activiteiten moeten op dinsdag, woensdag en donderdag om 23:00 en op vrijdag, zaterdag en zondag om 24:00 beëindigd worden, behoudens voorafgaande toestemming van de directeur.
Art. 8
Wanneer voor het gebruik van een lokaal of zaal betaald wordt, dient een schriftelijke overeenkomst getekend te worden door beide partijen.
Art. 9
Elke gebruikersgroep stelt een verantwoordelijke aan, die instaat voor het maken van de afspraken. Taken van deze persoon bij het gebruik zijn:
- toepassen van veiligheid- en zuinigheidsmaatregelen
- toezicht op netheid en voorkomen van beschadiging
- afsluiten van lokalen.
Art. 10
Toegang tot de lokalen of zalen: de persoon die door de gebruikers als verantwoordelijke werd aangesteld, vraagt aan het onthaal de sleutel van het gebouw.
De sleutel wordt terug aan het onthaal bezorgd, de dag na het gebruik. Zij betalen een waarborg van € 25.
Art. 11
Het is verboden nagels te slaan in, te schrijven op, te plakken op deuren, ramen en muren, panelen en vloeren of hierin enig hechtingsmiddel aan te brengen, behalve op de bestaande borden. Het uithangen van affiches is onderworpen aan de voorafgaande toestemming van de mensen van het onthaal.

Art. 12
Gebruikers van de lokalen of zalen zijn aansprakelijk voor de schade die tijdens de gebruikersperiode aangericht wordt. Ze dient integraal vergoed te worden zodra hierom wordt verzocht. De huurder licht het cultuurcentrum onverwijld in omtrent de schade die hij voor het ingaan van de huurtijd vaststelt of die tijdens de huurperiode ontstaat.
Art. 13
De gebruikers mogen de lokalen of installaties alleen gebruiken voor de activiteit waarvoor ze verhuurd werd. Er mag niet onderverhuurd worden.
Art. 14
Een afgevaardigde van het centrum mag ten allen tijde toezicht uitoefenen in het Cultuurcentrum en in de polyvalente zaal en vergaderlokaal te Wambeek.
Het niet naleven van de onderrichtingen uitgaande van de overheid of haar afgevaardigde kan de verwijdering uit het gebouw, desnoods door toedoen van de politie, zelfs een tijdelijk of definitief toegangsverbod tot gevolg hebben. Hierbij wordt in het bijzonder gedacht aan gedragingen die voor de andere aanwezigen hinderlijk of voor het aanzien van het centrum schadelijk zijn.
Art. 15
De gebruiker zal erover waken dat het algemeen rookverbod nageleefd wordt.
Art. 16
De gebruiker erkent op de hoogte te zijn van volgende reglementen:
Het in gereedheid brengen van de zalen gebeurt tijdens de in het contract bepaalde huurperiode.
Het annuleren van geplande activiteiten brengt mee:
a. schouwburg, polyvalente zaal, balletzaal:
- meer dan 1 maand voor de gereserveerde datum: het voorschot wordt in rekening gebracht
- minder dan 1 maand voor de gereserveerde datum: de helft van het totale huurbedrag wordt in rekening gebracht
- minder dan 2 weken voor de gereserveerde datum: het volledig huurbedrag wordt in rekening gebracht.
b. vergaderruimten CC De Ploter en vergaderruimte Wambeek:
- minder dan 2 weken: 50 % van de huurprijs wordt in rekening gebracht
- minder dan 1 week: de totale huurprijs wordt in rekening gebracht.
Het contract is slechts van kracht als het ondertekend is door gebruiker en beheerder en wanneer het voorschot is betaald.
Bij het verhuren van de lokalen en zalen in CC De Ploter dient de gebruiker er rekening mee te houden dat de exploitatie van het Plotercafé alleen door de concessionaris gebeurt en dat alle dranken die in het volledige gebouw worden geschonken via de concessionaris moeten besteld worden.
Bij het verhuren van de lokalen in school Wambeek dient de gebruiker zelf de drankvoorraad en glazen te voorzien.
Art. 17
De gebruiker verbindt zich ertoe binnen de huurperiode de gebruikte zaal volledig terug in orde te brengen, dit wil zeggen versiering weg te nemen, lokalen uit te vegen, tafels die gebruikt werden af te kuisen met water en samen met de stoelen op te bergen.
Art. 18
Bij de bespreking van de schouwburg, de polyvalente zaal, de balletzaal, de vergaderruimten en de lokalen te Wambeek betaalt de gebruiker 25 % van de huurprijs. Dit voorschot zal verrekend worden op de rekening na vaststelling door de beheerder van het centrum of diens afgevaardigde dat er geen beschadigingen werden aangebracht en dat alles in de juiste orde werd gebracht. Mocht de aangerichte schade de som van 25 % van de huurprijs overschrijden dan verbindt de gebruiker zich ertoe deze schade onmiddellijk te vergoeden.
Art. 19
De afrekening gebeurt na ontvangst van factuur. Cycli worden maandelijks afgerekend of op het einde van de reeks. Na ontvangst van de factuur heeft de huurder één maand tijd om te betalen, zo niet ontvangt hij een betalingsherinnering.
Per herinnering worden administratiekosten aangerekend. Na 3 maanden wordt de wettige verwijlinterest aangerekend.
Art. 20
Voor manifestaties die geen gesloten karakter hebben worden drie plaatsbewijzen gratis ter beschikking gesteld van het centrum. De organisatoren mogen er echter vrij over beschikken zo deze plaatsen een kwartier voor de aanvang van de manifestatie niet ingenomen zijn.
Art. 21
Bij schouwburgactiviteiten moet het ticketsysteem van het Cultuurcentrum De Ploter gebruikt worden.
Art. 25:
Op de binnenkoer geldt een algemeen parkeerverbod.
Art. 22
Het gebruik van gas in CC De Ploter en de gemeenteschool te Wambeek is ten strengste verboden.
Art. 23
In CC De Ploter streven we naar een zo afvalarm mogelijk verhuurbeleid. Dat wil zeggen:
Alle afval gerelateerd aan de georganiseerde activiteit dat zich buiten de gebruiksruimtes bevindt moet worden opgekuist door de huurder. Indien het opkuisen niet volgens de normen is gebeurd, zal het AGB Ternat dit doen op kosten van de huurder volgens geldende tarieven.
Art. 24
Eventuele geschillen zullen door de bevoegde rechtbanken worden beslecht.